Le comité indépendant se compose de 5 membres représentant les divers besoins de compétences pour décider si une demande d’un membre est d’une part recevable et d’autre part si elle est acceptée avec ou sans condition.
Le comité se réunit deux fois par mois.
Le comité évalue chaque dossier et décide à la majorité en fonction des fonds disponibles, et de certains critères de choix qui sont :
- La formulation et le contenu de la demande (informations précises, besoins spécifiques, devis);
- La crédibilité de la demande intégrant les données financières;
- Les réponses aux questions posées par le comité au membre demandeur;
- La connaissance des domaines spécifique par les différents membres du comité.
La liste des critères n’est pas exhaustive ; chaque dossier étant examiné au cas par cas.
Après chaque réunion, le comité transmet au Président et à la comptabilité les dossiers acceptés.
Un mail envoyé au membre responsable de la demande lui signifiera de manière motivée le refus ou l’acceptation de la demande et les conditions d’exécution éventuelles.
Le comité se réserve le droit de vérifier l’affectation des dons.